Системи за контрол на работното време

Изискванията на бизнес средата и работното място претърпяха драстични промени през последните няколко десетилетия, а тенденции като дигиталната трансформация и нарастващият дял на работещите от вкъщи се очаква да доведат до още по-радикални изменения в близко бъдеще. Това означава, че бизнесите ще трябва да се адаптират по отношение на отчитането на работното време, посещаемостта и времето, което служителите изразходват за различни проекти.

Имаше времена, в които проследяването на присъствието на служителите беше много по-лесно, отколкото е днес. Всеки служител влизаше през един и същ вход, а работните часове бяха в по-голяма или по-малка степен едни и същи за всички. Вследствие проследяването на работното време беше много лесно.

Мнозина вероятно си спомнят старите системи за отчитане на работно време, с монтираните на входа устройства, на които всеки служител трябваше ръчно да се регистрира в началото и в края на работния ден. Оттогава насам системите за отчитане и техните терминали бяха осъвременени, но запазиха основната си функционалност и мястото си до вратата на офиса.

Конвенционални решения

Най-разпространени сред конвенционалните решения са устройствата с RFID четци. Предимствата им включват относително ниска цена, лесна инсталация и липса на необходимост от обучение. Основен недостатък е, че те не идентифицират служителя, а просто допускат, че този, който се регистрира със съответната карта, наистина е нейният собственик.

Биометричните технологии елиминират този проблем, тъй като при тях картата е самият служител – неговите пръстови отпечатъци, лицеви характеристики, отпечатъци на дланите и ириси. И тук обаче има недостатъци, например евтините биометрични системи за контрол на работното време могат да бъдат трудни за използване. Висококачествените надеждни биометрични терминали могат да бъдат по-скъпи от RFID устройствата.

Някои от най-модерните системи използват GPS данни за автоматично регистриране на служителите в зависимост от близостта им до предварително зададена геолокация. Тези системи предлагат няколко ползи – елиминира се рискът служителят да забрави да се регистрира, както и нуждата да се отиде до точно определен терминал.

Какво се промени

Нека погледнем отблизо една примерна съвременна компания, базирана в България. Някои от служителите работят на място в офиса, а други работят дистанционно. Освен това графичният дизайнер на фирмата живее във Франция, уебдизайнерът – в Полша, а специалистът по дигитален  маркетинг – в Белгия. Именно така изглежда съвременното работно място. Сред примерите за работни договорености, които стават част от тази нова парадигма са дистанционна работа, споделена работа, работа на непълен работен ден, скъсена работна седмица, гъвкаво работно време, възлагане на работа на лица на свободна практика и др. Технологиите и дигитализацията направиха така, че физическото местонахождение (в известна степен и работното време) на служителите вече не е от голямо значение. Те могат да работят безпроблемно от всяка точка на света, използвайки цифрови инструменти и устройства. Тук обаче идва важният въпрос – на коя врата да се монтира системата за отчитане на работното време – на всяка една или на никоя? Как може работодателят да проследи присъствието на служителите си в този случай? От него все пак се изисква да докаже, че служителите му не полагат нерегламентиран извънреден труд и че политиките за присъствие се спазват. А и самият работодател иска да е сигурен, че служителите му наистина работят и са продуктивни.

Дигитализация на бизнес процесите

Някои компании преминаха от системи за контрол на работното време, базирани на хартия, към софтуерни таблици. Други просто нанасят ръчно присъствията на служителите в таблици. Защо обаче е необходимо да са полага толкова труд, след като на пазара се предлага опростен, достъпен софтуер, който върши работата вместо работодателя. Софтуерните системи за отчитане на работното време позволяват изтегляне на всички фирмени графици, които се попълват автоматично.

Това може да спести часове административна работа, без дори да се имат предвид усилията да се съберат всички графици от служителите навреме и да се организират така, че търсенето на информация да е лесно. Наблюдава се силна тенденция основни бизнес процеси да се пренасят в облака и да се цифровизират, като проследяването на работното време и присъствията не е изключение. Компаниите, които искат да запазят конкурентоспособността и производителността си на високо ниво, трябва да дигитализират основните процеси, свързани с човешките ресурси.

В контекста на тези бързо изменящи се бизнес среди и тенденциите, свързани с работното място, се налага системите за отчитане на работно време да еволюират, за да могат да отговорят на новите потребности.

Мобилни системи

С помощта на специални приложения служителите могат да се регистрират в началото и края на работния ден от всяка одобрена локация, дори и когато са офлайн. Работодателят получава справка за работните им часове и информация за местонахождението им под формата на прост онлайн график.

Тези приложения дават възможност и за задаване на персонализирани настройки за работното време на отделни служители или на екипи въз основа на местоположението им, часовата зона, работния график или езика. Всяка регистрация се отбелязва с точна геолокация и с опцията за одобрението или отхвърлянето й.

Приложенията обикновено разполагат и с функция за онлайн управление на отпуските. Служителите изпращат молбите си директно през приложението, а работодателят получава известия за тях и възможност да ги прегледа.

Използването на онлайн решение за отчитане на работното време и присъствията осигурява наличието на винаги актуална информация, готовност при проверки от страна на регулаторните органи и елиминиране на употребата на хартия за тези цели.

Уеб решения

Свързването на мобилното приложение с уеб портал позволява на служителите не само да се регистрират, но и да преглеждат работните си часове, молбите си за отпуск и болничните. Работодателят може да избере дали те да се регистрират чрез приложението, чрез уеб базирания портал или и по двата начина.

В случай че служителите работят предимно на компютър, най-лесно за тях ще бъде да се регистрират през уеб системата. Тя ще информира колко работни часа им остават от конкретния ден, което ще им даде възможност да планират по-добре работното си време и почивките.

Администраторът винаги може да провери кои от работещите дистанционно са налице и работят, без да е необходимо да се свързва директно с тях и без риск от нарушаване на свободното им време.